notas del R.A. 2.1. NORMA ISO 9001

CHICOS BUENAS TARDES, DEJO CONTINUACIÓN DE LAS NOTAS DEL R.A. 2.1. 

Criterios utilizados en el control de documentos en los Sistemas de Gestión

En general, el control de documentos tiene en cuenta criterios que conducen a una gestión eficaz de ellos. Estos criterios son:

·         Agrupación por proyecto, cliente, producto y fecha.

·         Indexación. ¿Cómo buscar?

·         Limitación de acceso. ¿Quién puede ver y cuándo?

·         Almacenamiento y mantenimiento en la nube o físico.

·         Periodos de almacenamiento de documentos antiguos.

·         Inutilización y disposición del archivo antiguo.

Los documentos obligatorios del SGC según la Norma ISO 9001: 2015 son:

·         El alcance del Sistema de Gestión de Calidad (claúsula 4.3)

·         Información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de los procesos (claúsula 4.4)

·         La política de calidad( claúsula 5)

·         Los objetivos de calidad ( claúsula 6.2)

·         Información documentada requerida y determinada como necesaria (claúsula7.5)

La empresa decidirá si es necesario disponer de un manual o no; además se tiene que revisar, actualizar y mejorar los documentos a as modificaciones que tenga la Norma.

Se tendrá que documentar, en la medida de lo posible  el apoyo al  funcionamiento de los procesos ya que la documentación demuestra eficiencia al sistema de gestión.

BENEFICIOS esperados del control de documentos

·         Permite integrar la documentación de los procesos de negocio

·         Simplifica y consolida dicha información.

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS ISO 9001

·         El alcance del Sistema de Gestión de Calidad (claúsula 4.3): La organización debe de determinar los límites como la aplicabilidad del SGC, cuando se determina el alcance la empresa debe de considerar:

1.     Cuestiones externas e internas en el apartado 4.1.

2.     Requisitos de las partes interesadas(clientes, proveedores, accionistas, gobierno, es todo individuo que puede ser afectado o afectarnos) del apartado 4.2.

3.     Los productos y servicios de la empresa.

Debe de aplicar todos los requisitos si SON de aplicación en el alcance determinado de sus SGC, dicho alcance se mantiene como “información documentada”. El alcance debe de establecer tipos de productos y servicios que maneja y facilite su justificación de los mismos.

El alcance debe de ser concreto, sin embargo a la hora de determinar el alcance del SGC incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el sistema contiene todo el trabajo necesario para completar las actividades planeadas con éxito.

Lo más importante es definir y controlar que se incluye y que no en dicho sistema. 

·         Información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de los procesos (claúsula 4.4):  La empresa debe de acordar los procesos necesarios para el SGC y debe de establecer: Entradas requeridas y salidas esperadas de tales procesos; determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar la eficacia de su operación y control de los mismos.

 Determinar la secuencia y la interacción de los procesos, estipular los recursos necesarios y asegurar que estén disponibles, asignar responsabilidades y autoridad en los procesos, manejar o determinar los riesgos y oportunidades, implementar los cambios necesarios para que se logre los resultados esperados.

Gestión de Procesos es la identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en su interacción.

Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado determinado (salida).

La norma ISO maneja una serie de procesos típicos los cuales son:

1.     Procesos para la gestión de una organización,

2.     Procesos para la gestión de recursos,

3.     Procesos de realización,

4.     Procesos de medición, análisis y mejora.

Un mapa de procesos es una representación gráfica de procesos que compone una organización con una clasificación lógica para mostrar la relación que tienen entre ellos y el exterior.

·         La política de calidad ( claúsula 5):  Dentro de las empresas, la alta dirección es la que debe de establecer, implementar y mantener una política de calidad que sea apropiada al propósito y contexto de la organización y se apoye en su dirección estratégica y proporcione un marco de referencia para establecer objetivos de calidad.

La política debe de contener el compromiso de mejora continua dentro del SGC y recae en la responsabilidad de la Dirección.

La comunicación de la política de calidad debe de estar disponible y mantener en información documentada, comunicarse y entenderse y aplicarse dentro de la empresa.

La política de calidad es un documento que está respaldado por la dirección  en las normas ISO se clasifica en dos apartados:

1.     Primero describe todos los requisitos que cumple la política y se debe de adecuar a la empresa,

2.     Segundo debe incluir todas las obligaciones que deben de cumplir.

·         Los objetivos de calidad (claúsula 6.2): La organización debe de establecer los objetivos de la calidad para las funciones correspondientes y los procesos necesarios para el SGC.

Los objetivos de calidad deben de ser:

1.     Afines con la política de calidad,

2.     Ser medibles,

3.     Ser acertados con los productos y servicios ofrecidos para aumentar la satisfacción del cliente,

4.     Ser objeto de seguimiento,

5.     Ser comunicados,

6.     Actualizarlos.

       Al momento de planificar la forma de lograr sus objetivos de calidad se debe de establecer:

                1.- Qué se va hacer,

                2.- Qué recursos se necesitan,

                3.-Quién será el responsable,

                4,- Forma de evaluación de los resultados.

·         Información documentada requerida y determinada como necesaria (claúsula7.5): Todo SGC según las normas ISO debe de incluir; tanto la información documentada requerida por la norma, como la información documentada que la empresa determine como necesaria para obtener una mayor eficiencia del SGC.

La extensión de la información puede variar ya que depende:

1.- Tamaño de la empresa,

2.- Tipo de actividad.