CONT. NOTAS U 2 R.A. 2.1.

CONTINUACIÓN NOTAS U II R.A 2.1. "CONTROL DE DOCUMENTOS"

La norma ISO 9000:2015 define “información documentada” como: Información que una organización tiene que controlar y mantener (se dispone de un documento que describe cómo realizar el proceso), y el medio que la contiene.

La extensión de la información documentada dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de actividad además de los productos o servicios que ofrece, la competencia de las personas y la complejidad que tengan sus procesos.

La empresa tiene que abordar TODAS las actividades para poder controlar de forma eficiente la información y tener disponible la misma para cualquier aclaración o sustento.

La información puede hacer referencia a:

·         Sistema de gestión de procesos,

·         Evidencias de los resultados alcanzados (registro).

Dentro de la información documentada se debe de contar con dos:

1.     La que es requerida por la Norma (obligatoria)

2.     La que la organización considere necesaria para el correcto desarrollo de su actividad y para la eficiencia del SGC.

Con la información documentada la empresa puede realizar la planificación y operación del SGC  y la empresa tiene que determinar cómo será la distribución, el acceso, la recuperación y la utilización de dicha información.

Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:

1.    Aprobación de los documentos.
Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de dicha aprobación. Las organizaciones definirán los pasos necesarios para la redacción, revisión y aprobación de los distintos documentos del sistema de gestión de la calidad, así como las correspondientes responsabilidades y metodologías.

2.    Revisión y actualización de la información documentada
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua). La organización debe determinar la frecuencia y el método de esta revisión de la adecuación de los documentos. En la práctica es habitual que los documentos se revisen al menos una vez al año durante el proceso de revisión del sistema por la dirección.

3.    Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.

4.    Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.

5.    Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos de tal forma que se facilite su identificación y su accesibilidad.

6.    Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema. Por ejemplo, podrán ser documentos externos los textos legales aplicables a la actividad, los procedimientos requeridos aportados por clientes, los manuales de productos de proveedores, etc.

7.    Control de la documentación obsoleta
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

Las organizaciones necesitan una forma eficiente de ejercer control de documentos en los Sistemas de Gestión, de manera que los empleados trabajen con un sistema centralizado y controlado, al que tengan acceso, pudiendo así contar con la información que necesitan cuando la necesitan.

El Control de documentos en los Sistemas de Gestión debe garantizar la disponibilidad de información actualizada, relevante y pertinente. Recordemos que los documentos de una organización suelen incluir procesos y procedimientos, por lo cual es prioritario que la gestión de estos documentos atienda lo dispuesto por un proceso estándar.

Control de documentos en los Sistemas de Gestión – Los problemas que debe enfrentar

El control de documentos, cuando no se efectúa de acuerdo con los principios que hemos expuesto, puede ocasionar algunos problemas habituales. Veamos:

·         Falta de control.

·         Documentos no confiables.

·         No disponibilidad de la información en todas las áreas de la organización.

·         Deficiente entrenamiento y capacitación de los empleados.

·         Lentitud en el proceso de aprobación.

·         Necesidad de emprender cambios manuales en todos los documentos.

·         Excesiva carga administrativa.

 Padecer este tipo de problemas en el control de documentos, por supuesto, implica correr riesgos, como los generados a causa del escaso control sobre la documentación, incumplimiento en las fechas de los procesos, deficiente detección de riesgos y oportunidades, dificultad para tomar decisiones basadas en información fiable y en tiempo real, entre otros.

Los objetivos del control de documentos en los Sistemas de Gestión

De lo anterior se desprende la importancia de ejercer control estandarizado sobre los documentos dentro de un Sistema de Gestión. Pero ¿Cuáles son los objetivos específicos? Veamos:

·         El control de documentos, facilita la elaboración, archivo y gestión de la información. Una buena gestión de documentos, conlleva economía, sostenibilidad y reducción de tiempos y costos.

·         Hacer posible la recuperación de información, mediante el uso de software especializado en la localización y disposición de la información, con eficientes herramientas de búsqueda.

·         Preservar la memoria institucional de la organización, al conservar en forma adecuada la historia y los archivos importantes.

·         Optimizar el uso de la información.

En lo referente específicamente a la documentación relativa al Sistema de Gestión de la Calidad, la organización debe definir la estructura de la documentación que va a utilizar el sistema. Esta estructura debe ser lógica, garantizar la coherencia para una mejor identificación en la búsqueda, y asegurar un lugar destacado para cada documento dentro de la estructura.

Los documentos deben tener una codificación y/o referencia que los haga únicos, y ser elaborados considerando a los usuarios que han de utilizar la información contenida en ellos.

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